Тк рф расчет командировки

Командировка: оплата по среднему заработку

За работником, которого направили в поездку по делам компании-работодателя, сохраняются рабочее место и оплата труда. Но вот как оплачиваются командировочные дни: в обычном режиме или есть какие-то особенности? Трудовое законодательство говорит, что есть.

Командировка — это служебная поездка, вне зависимости от продолжительности которой место сотрудника остается за ним. А это значит, что он, кроме положенного ему возмещения расходов, в частности, суточных, должен получить заработную плату, как это регламентирует статья 167 ТК РФ. И вот тут работодатели нередко встают в тупик: оплата командировки осуществляется в обычном режиме или необходимо вычислить средний заработок сотрудника и оплатить ему дни поездки, исходя из него. Оказывается, правильным является именно последнее.

Сколько дней оплатить

Заплатить зарплату командированному сотруднику работодатель обязан за все время поездки, включая дни в пути, именно так регламентирует Трудовой кодекс. Командировки, оплата которых начинается в дороге, конечно же, могут включать в себя как рабочие, так и выходные дни. Во время нахождения в принимающей организации сотрудник привязан к ее графику, поэтому ориентироваться при расчете оплаты труда бухгалтеру придется именно на него (п. 9 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Выходные следует оплачивать только в том случае, если командированный работник трудился. Если же он отдыхал вместе с принимающей стороной, то и платить за них не нужно.

Оплата по среднему заработку: командировка

Порядок определения среднего заработка конкретного человека за определенный период времени регламентирован нормами статьи 139 ТК РФ. Кроме того, бухгалтер должен ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, которым утверждено соответствующее Положение. Приводим алгоритм действий для исчисления среднего заработка работника, находящегося в служебной поездке:

  1. Определяем расчетный период. Первым делом бухгалтеру необходимо определить, какой именно период взять для расчета. В статье 139 ТК РФ сказано, что это должны быть последние 12 месяцев перед командировкой. Месяцы, конечно же, следует брать календарные. Пример: работник отправился в командировку 25.01.2018. Значит в расчет нужно взять период с декабря 2016 года по декабрь 2017 года, ведь за январь зарплата еще не начислялась.
  2. Вычисляем среднедневной заработок в выбранном расчетном периоде. Для этого необходимо все выплаты в пользу работника за это время поделить на фактически отработанное им число дней. Например, за год человек получил 546 000 рублей (сумма до удержания НДФЛ) и отработал 208 дней. Значит, в день в этом периоде он заработал 2625 руб. Обратите внимание, что дни нахождения в отпуске, на больничном или в отгуле в расчет не принимаются.
  3. Выясняем, за сколько дней заплатить по среднему. Для этого необходим отчет работника и табель учета рабочего времени. В нашем примере командировка была недолгой, всего 5 дней, с понедельника по пятницу, и все они были рабочими.
  4. Считаем сумму среднего заработка, причитающегося к выплате. Для этого нужно просто умножить отработанные в поездке дни на определенный среднедневной заработок. В примере это: 5 × 2625. Получилось 13 125 рублей. Именно столько надлежит начислить командированному сотруднику за время поездки. Обратите внимание, что оплата командировочных расходов на это никак не влияет, их нужно выплатить авансом. Начисленная заработная плата выплачивается в обычном порядке, в установленную для этого дату.

Слишком маленькая сумма среднего заработка

Иногда рассчитанная по приведенному выше алгоритму сумма среднего заработка оказывается меньше, чем ставка или оклад работника. Это может произойти, если он много болел в прошедшем году или брал отпуск за свой счет. Платить меньше положенного нельзя, поэтому в такой ситуации нужно сделать доплату. Такую позицию занимают чиновники (Письмо Минтруда от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).

НДФЛ и страховые взносы

Теперь, после того, как мы разобрались, как оплачивается командировка в 2018 году, нужно разобраться с налогами и страховыми взносами. С этим вопросом все просто: никаких особенностей оплата труда во время служебной поездки не имеет. Со всей начисленной суммы нужно удержать НДФЛ по ставке 13 %, а также начислить страховые взносы в установленном порядке.

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

    суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

  • оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.
  • Оплата командировочных

    Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

      Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

    Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

    Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
    Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

    Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

    В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

  • Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
  • К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

    Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

    Особенности выплаты командировочных

    В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

      Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

    Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

    Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

    В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

    Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

    Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

    Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

    Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

    Оплата командировок в 2018 году

    Поездки по работе, называемые командировками, должны быть оплачены руководителями. Особенности этой процедуры определены в 166-ой, 167-ой и 168-ой ст. ТК РФ, а также в Постановлении Правительства (Положение под номером 749). При отправке сотрудника в служебную поездку оформляется приказ, командировочное удостоверение (временно отменено) и служебное задание. За работником на время пребывания в командировке сохраняется средний размер его заработка. Дополнительно выплачиваются суточные. Эта сумма представляет собой возмещение всех расходов, которые связаны с тем, что сотрудник проживает временно не по своему основному месту жительства.

    Как оплачивается командировка?

    В вопросе оплаты командировочные необходимо разделить на три части:

    • средний заработок;
    • суточные;
    • компенсация расходов.

    При расчете среднего заработка в учет берется последний рабочий год. Если некоторые месяца были отработаны не полностью (из-за больничных, отпуска или по другим причинам), то расчет этих дней ведется соответствующим образом. Если работник еще не успел отработать 12 мес. в компании, то учитывается исключительно тот период, на протяжении которого он числится на этом рабочем месте.

    При расчете суточных компания опирается на внутренние положения. Во многих организациях используются следующие суммы: 2500 р. – для поездок за границу, 700 р. – для поездок внутри России. Эти суммы установлены в общероссийском Положении, где сказано, что они не облагаются НДФЛ .

    Под компенсацией расходов, прежде всего, подразумевают проезд и проживание. Сюда причисляют и дополнительные расходы, которые тратятся сотрудником при выполнении служебного задания. По установленным правилам, с этих сумм подоходные налоги не выплачиваются.

    Оплата по среднему заработку работника командировки

    За каждый рабочий день пребывания в отъезде выполняется оплата по среднему заработку. Оплата по окладу в некоторых случаях приводится для сравнения.

    Работодателем производится подсчет среднедневного заработка за период продолжительностью в один год. При ежемесячном окладе в 10 тыс. руб. (120 тыс. руб. за год) расчет будет выглядеть следующим образом: 120 тыс. : 12 : 29,4 (среднемесячное количество дней) = 340 руб. Однако это формула актуальна лишь для тех сотрудников, которые полностью отработали расчетный период. Если были месяца, когда человек отработал не все дни, то и расчет будет выполняться по-другому.

    Когда возможна доплата к командировочным?

    Средний заработок может быть меньше оклада, а потому работникам невыгодно ездить в таких случаях в командировки. Поэтому по внутренним правилам некоторых организаций предусматривается доплата. Расчет доплаты определяется очень просто – исходя из размера самого оклада. Таким образом, в формулу расчета подставляется не среднемесячный заработок работника, а его текущий оклад.

    Другие доплаты связаны с расходами, которые относятся к командировке. Все эти расходы должны быть подтверждены документально работниками. Некоторые работодатели устанавливают доплату за питание и даже за культурные развлечения сотрудника во время поездки. Однако это должно быть прописано в локальной документации.

    Как происходит оплата командировки в выходной день?

    Интересным для работников и нанимателей является вопрос о том, как оплачивается командировка в выходные дни по Трудовому Кодексу. Так как по ТК РФ выходной является таким днем, когда сотрудник может распоряжаться временем по своему усмотрению, то при попадании командировки на этот день работодателю придется соблюдать нормы 113-ой статьи.

    Если работник в выходной день был в пути, то это тоже учитывается. Таким образом, при пребывании в командировки в выходные работникам гарантируется повышенная оплата. В данном контексте под повышенной оплатой подразумевается как минимум двойной размер (153-я ст.). Если сотрудник пожелает, то вместо двойной оплаты ему могут предоставить дополнительный день отдыха.

    Оплата командировки в праздничные дни

    По отношению к праздничным дням установлены абсолютно те же правила, которые относятся к выходным. Если конкретный день будет считаться праздничным, а сотрудник будет находиться в командировке в это время, то ему работодатель компенсирует это двойной оплатой – данное правило касается как часовой ставки, так и дневной.

    При определенных обстоятельствах является возможной оплатой в однократном размере за командировочный праздничный день. Это возможно, если сотрудник получит день отдыха в будущем. Однако актуальной такая ситуация может стать исключительно при согласии работника.

    Оплата командировки в 2018 году

    Статьи по теме

    Оплата командировки включает в себя несколько важных статей расходов работодателя, которые оформляются разными документами и в различные сроки. Мы расскажем, как не допустить ошибок при направлении работника в служебную поездку.

    Из статьи вы узнаете:

    Командировка

    В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой принято называть поездку работника в местность, удаленную от его основного места работы, с целью выполнения служебных обязанностей. Такая поездка должна производиться по поручению работодателя.

    Подробнее об оплате командировки читайте в статьях:

    Для регулирования порядка направления в командировки и иных аспектов такого типа работы кроме Трудового кодекса применяется положение, утвержденное постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749.

    В нем, в частности, указывается, что поездки сотрудников в подразделение или филиал компании, находящиеся в другой местности, также считаются командировками.

    Скачайте документы по теме:

    При этом данная поездка должна занимать определенный, достаточно длительный срок: иными словами, если после окончания рабочего дня сотрудник возвращается на свое постоянное место жительство, такая его поездка командировкой не признается. Кроме того, согласно ч.1 ст. 166 ТК РФ командировками не считаются и поездки сотрудников, которым согласно трудовому договору установлен разъездной характер трудовой деятельности.

    В компаниях, которые направляют работников в служебные командировки, разрабатывается соответствующий локальный нормативный документ, который может носить название положения о командировках. В нем описываются все типичные для организации условия, требования и правила, которые применяются для организации такой процедуры. Как и с любым другим внутриорганизационным положением, работники должны быть ознакомлены с ним под роспись. Конкретными рекомендациями по составлению такого документа делится наш эксперт.

    Срок командировки

    Согласно п.4 Положения, утвержденного постановлением № 749, срок направления работника в командировку определяется работодателем с учетом характера, объема и сложности поручаемых ему задач.

    Обратите внимание! Датой начала командировки считается дата отправления транспорта к месту назначения в соответствии с информацией, указанной в билете. В случае, если место отправления такого транспорта, например, вокзал или аэропорт, находятся за пределами населенного пункта, в котором работает сотрудник, для определения даты начала командировки учитывается время, необходимое, чтобы добраться до станции отправления.

    Началом даты отправления считается 0.00 часов соответствующих суток, окончанием такой даты — 24.00 часа этих суток. Аналогичным образом определяется дата возвращения сотрудника из командировки. О том, должен ли работник выходить на работу в день отъезда в командировку и в день приезда из нее, читайте в нашем материале.

    В некоторых случаях использовать билеты для подтверждения дат нахождения в командировке нет возможности — например, сотрудник не сохранил их или добирался до места назначения не на общественном транспорте: его встречала принимающая сторона, он ехал на собственном автомобиле и так далее. В этом случае подтверждением дат его пребывания в поездке могут служить любые официальные документы, на которых обозначена конкретная дата: например, чеки с автозаправочных станций, кафе по пути следования, платежные документы из средств размещения, в которых он останавливался, и проч. Существует и алгоритм, разработанный на случай отсутствия даже таких документов, читайте о нем в нашем материале.

    Оформление направления в командировку

    Согласно положениям ст. 116 ТК РФ работник направляется в командировку по указанию работодателя. Такое указание должно быть оформлено в виде приказа. Для организаций, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, подойдут формы № Т-9 (при направлении в командировку одного сотрудника) или Т-9а (если в командировку одновременно направляются несколько работников). Остальные компании могут применить при составлении такого приказа самостоятельно разработанные формы.

    Строго говоря, обязательным для направления сотрудника в служебную поездку является только приказ. Нормативные документы, устанавливающие требование об оформлении других документов, например, командировочного удостоверения, на данный момент отменены. Однако многие работодатели используют для учета работы сотрудников в командировках не обязательные, но удобные документы. Они позволяют уточнить рабочие задачи для последующего контроля их выполнения и учесть временные и финансовые затраты на направление работников в служебные поездки.

    В список таких рекомендованных документов входят:

    1. командировочное удостоверение. Целью составления этого документа является учет общего времени нахождения работника в командировке, а также фактов его прибытия и выбытия из места выполнения рабочего задания. Такое удостоверение особенно удобно в случае, если в рамках одной поездки работник должен посетить несколько мест. В постановлении Госкомстата № 1 приведен вариант служебного удостоверения формы № Т-10;
    2. служебное задание. Это документ содержит исчерпывающий перечень задач, которые ставятся перед сотрудником на период поездки. Он, с одной стороны, облегчает работодателю контроль выполнения работы, а с другой стороны — служит для работника инструментом координации трудовой деятельности. Для составления служебного задания можно использовать унифицированную форму № Т-10а, имеющую табличный вид, либо создать для этих целей собственный бланк;
    3. служебная записка. Такой документ удобен для фиксации дат командировки в случае, если работник направляется к месту выполнения задания на собственном или служебном автомобиле;
    4. журнал учета командированных сотрудников. Этот документ обычно применяется в организациях, регулярно направляющих сотрудников в командировки большой продолжительности. Он позволяет отследить наличие персонала в офисе компании и в местах командировок в каждый конкретный момент времени.

    Служебная записка и служебное задание могут использоваться в качестве основания для составления приказа о направлении работников в командировку. В этом случае в данном документе следует указать их реквизиты.

    Оформление возвращения из командировки

    Одной из основных обязанностей работника после возвращения из командировки является подтверждение произведенных им расходов. Для этих целей им предоставляются следующие документы:

    Согласно действующему порядку, утвержденному постановлением № 749, все финансовые документы о понесенных расходах должны быть предоставлены работником в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента его возвращения. Это предполагает предоставление такой информации в виде авансового отчета командировки на бланке, скачать который вы можете с нашего сайта.

    В случае, если возвращение пришлось на праздничный или выходной день, отсчет трехдневного срока начинается в первый рабочий день сотрудника. О том, какие санкции предусмотрены за несоблюдение этого требования, читайте в нашей статье.

    Положением о командировках или иным нормативным документом организации для работника может быть предусмотрена обязанность составления дополнительных документов по результатам командировки. Например, это может быть отчет о выполнении служебного задания, путевой лист или другие документы. Если работник должным образом был ознакомлен с положением, предоставление такой отчетности является его обязанностью.

    Оплата командировки сотрудника

    Порядок оплаты труда в командировке работника регламентируется статьями 167 и 168 ТК РФ, постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 и другими нормативными документами. Они устанавливают, что оплата командировки включает в себя следующие статьи расходов:

    • средний заработок работника согласно занимаемой им должности;
    • расходы на проезд;
    • оплата гостиницы в командировке;
    • суточные, которые обычно включают оплату питания в командировке;
    • другие расходы, согласованные с работодателем.

    Сроки выплат этих средств, кроме среднего заработка работника, действующим законодательством конкретно не установлены — Трудовой кодекс о командировке и оплате расходов на нее говорит лишь, что работник должен получить эти средства до начала поездки. Поэтому определить сроки их выплаты средств, которые впоследствии будут включены в авансовый отчет после командировки, целесообразно локальным нормативным документом предприятия — например, положением о командировках. О том, какие рекомендации по этому вопросу дают наши эксперты, вы можете узнать из этого материала.

    Оплата труда во время командировки

    Требование о сохранении за работником среднего заработка на период командировки не означает, что за месяц, в котором он находился в служебной поездке, ему следует выплатить зарплату в обычном размере. Законодательство устанавливает, что в этом ситуации бухгалтерия должна произвести следующие расчеты:

    Несоблюдение этого алгоритма будет являться нарушением. Пример расчета оплаты дней в командировке для работника приведен в этом материале.

    Вся сумма выплачивается работнику одновременно с выплатой зарплаты: выплачивать средний заработок до направления в поездку законодательство не требует.

    Обратите внимание! В размере среднего заработка производится не только оплата дней в командировке, но и оплата дней в пути к месту назначения и обратно.

    Оплата расходов на проезд

    Расходы на проезд компенсируются работнику исходя из фактической величины средств, потраченных на приобретение билетов. В нашем материале мы приводим удобную таблицу, в которой указывается, какие виды документов служат подтверждением понесенных расходов.

    При покупке билетов на авиатранспорт необходимо принимать во внимание некоторые ограничения, установленные для отдельных категорий работников.

    Вместе с тем, в некоторых случаях подтверждающие документы могут вовсе отсутствовать — например, если работник добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае компания обязана компенсировать ему понесенные расходы — причем не только затраты на топливо для машины, но и амортизацию транспортного средства исходя из норм, установленных законодательством. О том, обязан ли работодатель возмещать расходы на транспорт при отсутствии документов, подтверждающих факт покупки билетов, узнайте из этого материала.

    Кстати, оплате подлежит не только непосредственно транспорт до места назначения, но и такси, которым работник воспользовался, чтобы добраться до места его отправления или обратно, например, в аэропорт или на вокзал, либо в населенном пункте, куда он прибыл. Чтобы получить возмещение по этой статье, ему потребуется предоставить документы, подтверждающие размер понесенных расходов — например, кассовый чек или квитанцию. О том, может ли работодатель отказать в оплате такси, мотивируя это возможностью использовать общественный транспорт, мы рассказываем в этой статье.

    Оплата проживания в командировке

    В большинстве случаев работники, направленные в командировку, проживают в гостиницах. Для возмещения понесенных расходов и последующего заполнения авансового отчета по командировке, например, о проживании в отеле, работнику необходимо предоставить два документа:

    • документ о заключении договора на оказание услуг по размещению;
    • документ, подтверждающий факт оплаты услуг гостиницы — например, кассовый чек или приходный кассовый ордер.

    Для отелей, расположенных за рубежом, применяется особый порядок оформления подтверждающих документов.

    Актуальные правила направления в командировки позволяют сотрудникам проживать не только в гостиницах, но и в арендованных квартирах. В этом случае документом, подтверждающим факт пользования такой услугой, может служить договор, а документом об оплате — расписка собственника в получении денежных средств.

    Оплата суточных

    Как правило, именно суточные вызывают больше всего вопросов о том, как заполнить авансовый отчет по командировке по образцу, принятому в организации. Здесь работодателю следует принимать во внимание сразу несколько важных моментов.

    Суточные представляют собой компенсационную выплату, предоставляемую работнику за факт нахождения в месте, отличном от места его постоянного проживания.

    Это предполагает возможность возникновения потребности в самых разнообразных расходов — от стирки белья до приобретения гигиенических средств и проч. Поэтому работник вправе тратить суточные по своему усмотрению и не должен отчитываться за них работодателю. Подтверждения в данном случае требуем лишь период нахождения в командировке для определения общего размера суточных, предоставляемых сотруднику.

    Существует норматив в части предельного размера суточных, установленный Налоговым кодексом РФ. Для командировок по территории РФ он составляет 700 рублей, для командировок за рубеж — 2500 руб. Этот порядок не запрещает компании установить более высокий размер суточных, однако в этом случае на сумму, превышающую норматив, придется уплатить налог.

    На практике размер суточных работникам в компаниях часто дифференцируют в зависимости от занимаемой должности. Это обусловлено, в том числе, кругом общения с представителями принимающей стороны, который будет различаться для рядового менеджера и генерального директора. С точки зрения действующего законодательства в этом нет никакого нарушения: главное — правильно оформить предоставление средств и авансовый отчет командировочного удостоверения. Рекомендации нашего эксперта по такому оформлению приведены в этом материале.

    Обратите внимание! Работодатель должен выплачивать суточные даже в случае предоставления бесплатного питания и транспорта в месте назначения.

    Оплата иных расходов

    В дополнение к перечисленным статьям расходов работодателю может быть вменено в обязанность возмещение дополнительных трат, связанных с поездкой сотрудника по служебным задачам. Перечень обязательных статей возмещения приведен в п.23 Постановления № 749. Большая их часть касается направления работника в командировки за рубеж. Этот перечень включает в себя:

    • оплату расходов на изготовление загранпаспорта;
    • оплату обязательных сборов при пересечении границы — например, аэропортовых, транзитных и проч.;
    • оплату обязательного медицинского страхования;
    • оплату иных обязательных платежей.

    Кроме того, в случае, если документы, предоставленные работником в качестве подтверждения понесенных расходов, составлены на другом языке, необходимо осуществить их перевод, который также производится за счет работодателя.

    Прочие расходы, понесенные сотрудником в командировке, например, оплата изготовления сувенирной продукции или приобретения образцов продукции конкурентов, может быть оплачена в случае, если работодатель выразил свое согласие на осуществление таких трат и их последующую компенсацию. О том, как составить авансовый отчет по командировке по образцу, включающему такие траты, узнайте из нашего материала.

    Основные положения по оплате командировочных расходов

    Статья опубликована в журнале «Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии» № 6 декабрь 2013 г.

    О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
    эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ

    Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

    Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.

    Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение № 749).

    Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

    Так, согласно п. 6 Положения № 749 руководитель утверждает служебное задание (форма Т-10а), в котором должна быть определена цель командировки работника.

    Работодатель также оформляет приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы Т-9 и Т-9а). В приказе указывается срок командировки. Согласно п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени в пути. Это следует из п. 9 Положения № 749.

    Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (форма Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (п. 7 Положения № 749). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.

    Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1; от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1; от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), а также Министерства труда и социальной защиты РФ (письмо от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1, на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований Закона № 402-ФЗ).

    В соответствии с п. 4 Положения № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

    Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

    В соответствии со ст. 168 ТК РФ, пп. 12 и 26 Положения № 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на основании авансового отчета с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

    Таким образом, для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно работник обязан представить проездные документы, которые должны быть связаны со служебной командировкой.

    Как уже было отмечено, в соответствии с п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Однако, если в течение данного срока предполагается осуществление работником трудовой деятельности в выходные и нерабочие праздничные дни, а также если день отъезда или приезда сотрудника из командировки приходится на такие дни, работодатель обязан соблюдать порядок привлечения сотрудника к работе в выходные и праздничные дни, установленный ст. 113 ТК РФ. Это связано с тем, что выходные и праздники относятся ко времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 и 107 ТК РФ).

    Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения № 749), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения № 749). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

    Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день работникам, получающим оклад (должностной оклад), оплачивается в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

    Часть третья данной статьи также предусматривает, что, по желанию работника, ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня или праздника, в который он привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а сам день отдыха оплате не подлежит.

    Таким образом, если работник возвратился из командировки в выходной день по инициативе работодателя или когда работник возвратился из командировки в выходной день по причине задержки в пути, дни отдыха сотруднику, работавшему в командировке в свои выходные дни, предоставляются только в том случае, если от него поступит соответствующее заявление. В противном случае работодатель обязан оплатить его работу в эти дни в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени, или в одинарном размере, если работа производилась в пределах этой нормы.

    Рассмотрим ситуацию, когда работник возвратился из командировки в выходной день по своей инициативе.

    Полагаем, что работодатель имеет право отказать работнику в компенсации только в том случае, если есть веские основания полагать, что произведенные расходы не связаны с командировкой.

    Если работодатель знал о том, что работник вернется из командировки позже даты, изначально указанной в приказе, и не возражал против этого, он в любом случае обязан произвести компенсацию расходов работника на обратный проезд. Ведь в такой ситуации у работодателя нет оснований говорить о том, что проездной документ не связан с командировкой. Расходы на возвращение из места командировки к месту постоянной работы производятся в любом случае, в какой бы день работник ни возвращался.

    Если же работник изменил срок возвращения из командировки самовольно, не обосновал уважительность причин задержки и невозможность предупреждения работодателя об этом, проездные документы, датированные числом, не совпадающим с периодом командировки, работодатель вправе признать не связанными с командировкой и не возмещать расходы по ним работнику.

    Допустим, что работник не согласовал с работодателем изменение даты возвращения из командировки, представил проездные документы, датированные следующим календарным днем после даты возвращения из командировки, указанной в приказе. На наш взгляд, в этом случае работодателю следует выяснить, имелись ли у работника причины для задержки в месте командировки и для несообщения работодателю об этом, оценить их обоснованность и уважительность и после этого принять решение, возмещать или не возмещать расходы по обратному проезду на основании представленного билета.

    Следует отметить, что аналогичные случаи также анализировались с позиций налогового законодательства. Обращаем внимание, что выводы Минфина России и судебных инстанций, сделанные в рамках исследования налоговых правоотношений, напрямую к трудовым отношениям не применяются. Возможно, эти сведения будут полезны при общении с контролирующими органами.

    Как следует из письма Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246, в случае если работник остается в месте командировки на один или несколько дней за свой счет, возвращается из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска или выезжает на место командировки ранее установленного срока (в том числе в счет использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска), расходы по проезду к месту командировки подлежат возмещению работнику в рамках гарантий, предусмотренных ТК РФ.

    Однако в более поздних письмах Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74 и от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244 представлена противоположная точка зрения: если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. При этом Минфин России посчитал, что оплата билета с датой прибытия, наступающей после окончания срока командировки, обозначенного в соответствующем приказе, является доходом работника в натуральной форме. Его стоимость облагается НДФЛ на основании ст. 211 НК РФ.

    Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).

    Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2 и от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2 пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2006 № А56-14268/2005, Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).

    С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.11.2005 № Ф04-7920/2005(16655-А27-19), предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.

    Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.

    Пунктом 9 Положения № 749 определено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, т.е. по месту постоянной работы.

    Если учитывать то обстоятельство, что работник принял решение самостоятельно возвратиться из командировки в выходной день, то нет оснований и для оплаты ему в двойном размере времени работы за этот день по правилам ст. 153 ТК РФ.

    Список литературы

    1. Об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
    2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
    3. Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
    4. О заполнении личной карточки работника: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1.
    5. О требованиях к оформлению первичных документов: письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
    6. О применении форм первичных учетных документов в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617.
    7. О налогообложении налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки: письмо Минфина России от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244.
    8. Письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246.
    9. Письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
    10. Письмо Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
    11. ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.