При инвентаризации выявлена недостача основных средств

Оглавление:

Учет результатов инвентаризации основных средств

Обновление: 9 февраля 2017 г.

В соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств проводится ежегодная инвентаризация основных средств. Инвентаризация также может проводиться в соответствии с требованием письменного приказа руководителя. Если при инвентаризации выявляются недостачи основных средств, их излишки, то формируются сличительные ведомости (форма № ИНВ-18 ). В них отражаются результаты инвентаризации в части расхождения данных инвентаризационных описей и бухгалтерского учета.

Отражение в учете результатов инвентаризации основных средств

Порядок проведения результатов инвентаризации основных средств в учете:

  • излишки основных средств оприходуются по рыночной стоимости и помещаются в состав прочих доходов;
  • недостачи основных средств проводятся в зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц.

Результаты инвентаризации проводятся в отчетности и учете того месяца, в котором завершилась инвентаризация, а если это была годовая инвентаризация, то в годовом бухгалтерском отчете.

Как оприходовать основное средство, выявленное при инвентаризации

Выявленные во время проведения инвентаризации излишки оприходуются на 01 счет, счет учета основных средств, в корреспонденции с 91 счетом, счетом учета прочих доходов и расходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н (ред. от 24.12.2010)).

Учет производится по текущей рыночной стоимости.

Приход излишков проводится через 08 счет, так же как и в случае прихода основных средств. Основное средство, выявленное при инвентаризации оприходуется проводками:

Дебет 08 Кредит 91.1

Дебет 01 Кредит 08

Если при инвентаризации выявлена недостача основных средств

Последовательность учета недостачи основных средств при инвентаризации:

  • списывается первоначальная стоимость,
  • списывается амортизация,
  • списывается остаточная стоимость,
  • списывается произведенная дооценка.

Недостача при инвентаризации

Если вы обнаружили, что фактическое количество материальных ценностей меньше, чем это зафиксировано в бухгалтерских документах, вы имеете дело с недостачей.

Как выявить недостачи

Причинами недостачи могут быть:

  • естественная убыль;
  • ошибки при приеме и отпуске ценностей;
  • злоупотребления материально ответственных лиц;
  • чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).

Недостачи обычно выявляются:

– после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара);

  • при подсчете ценностей, поступивших от поставщика.

Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена.

Выбрать нужный счет для учета недостачи вам поможет таблица.

Как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
  • при смене материально ответственных лиц;
  • если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

Выявление недостач

Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по дебету счета 94. Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41, 50, . )
— выявлена недостача.

Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01
— списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01
— отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).

Принятые к вычету суммы налога на добавленную стоимость по похищенным товарам подлежат восстановлению (письмо Минфина России от 19 мая 2010 г. № 03-07-11/186).

Списание сумм недостач

Недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость.

Списание недостач отражайте по кредиту счета 94:

ДЕБЕТ 20 (44, . ) КРЕДИТ 94
— отражена недостача в пределах норм естественной убыли.

Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»:

ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94
— недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновного лица.

Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
– недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Инвентаризация: бухгалтерский и налоговый учет

Инвентаризация является одним из способов контроля, с помощью которого можно выявить и учесть фактическое состояние и наличие основных средств, товарно-материальных ценностей, запасов, а также объемов незавершенного производства предприятия. Об особенностях ее проведения и оформления читайте в этой статье.

Проведение инвентаризации обеспечивается собственником (собственниками) или уполномоченным органом (должностным лицом), осуществляющим руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами, который создает необходимые условия для ее осуществления, определяет объекты, периодичность и сроки проведения инвентаризации.

Однако существуют случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно.

При инвентаризации активов и обязательств обеспечиваются:

  • выявление фактического наличия активов и проверка полноты отражения обязательств, средств целевого финансирования, расходов будущих периодов;
  • установление излишка или недостачи активов путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;
  • выявление активов, частично утративших первоначальное качество и потребительское свойство, устаревших, а также материальных и нематериальных активов, которые не используются, неиспользованных сумм обеспечения;
  • выявление активов и обязательств, не соответствующих критериям признания.

Инвентаризация перед составлением годовой финансовой отчетности

Инвентаризация активов и обязательств перед составлением годовой финансовой отчетности проводится до даты баланса в период:

Для необоротных активов (кроме незавершенных капитальных инвестиций, объектов основных средств, которые на момент инвентаризации будут находиться за пределами предприятия, в частности автомобилей, морских и речных судов, которые отправятся в длительные рейсы, и т. п.);

запасов (кроме незавершенного производства и полуфабрикатов, других материальных ценностей, которые на момент инвентаризации будут находиться за пределами предприятия);

текущих биологических активов;

дебиторской и кредиторской задолженности;

расходов и доходов будущих периодов;

обязательств (кроме неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование)

Для незавершенных капитальных инвестиций;

финансовых инвестиций, денежных средств, средств целевого финансирования;

обязательств в части неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование

До временного выбытия

Выбытие с предприятия объектов основных средств, в частности автомобилей, морских и речных судов, которые отправятся в длительные рейсы, других материальных ценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия

Сроки проведения инвентаризации для разных групп активов

Земельные участки, здания, сооружения и другие недвижимые объекты (кроме недвижимого имущества государственных предприятий, их объединений, учреждений и организаций, в том числе переданного в аренду, концессию, и государственного имущества, которое не вошло в уставный капитал хозяйственных организаций, созданных в процессе приватизации и корпоратизации, инвентаризация которых проводится в соответствии с требованиями законодательства относительно инвентаризации объектов государственной собственности)

Ежегодно (по решению руководителя предприятия)

Инструменты, приборы, инвентарь (мебель) в объеме не меньше 30% всех указанных объектов

В течение трех лет со 100-процентным охватом

100-процентный охват инвентаризацией всех инструментов, приборов, инвентаря (мебели)

В соответствии со сроками, установленными центральным органом исполнительной власти, осуществляющим формирование и обеспечение реализации государственной политики в сферах культуры и искусств, охраны культурного наследия, вывоза, ввоза и возвращения культурных ценностей

В течение года (по решению руководителя предприятия по установленному им графику)

В течение пяти лет с охватом ежегодно не меньше 20% единиц

Библиотечные фонды при наличии объема от 100 до 500 тыс. единиц

В течение десяти лет с охватом ежегодно не меньше 10% единиц

Библиотечные фонды при наличии объема свыше 500 тыс. единиц

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации на предприятии распорядительным документом руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия из представителей аппарата управления предприятия, бухгалтерской службы и опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры). Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем предприятия.

Фиксирование наличия, состояния и оценки активов предприятия и активов, которые принадлежат другим предприятиям и учитываются за балансом, осуществляется в инвентаризационных описях.

Инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сверочные ведомости оформляются в соответствии с требованиями, установленными Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом № 88. Так, согласно пунктам 2.10, 2.11 раздела 2 этого Положения записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

ДЛЯ СПРАВКИ

При выявлении излишков объектов нематериальных активов такие активы вносятся в инвентаризационную опись с указанием необходимых данных. Оценка таких объектов проводится по справедливой стоимости.

Инвентаризация основных средств

При инвентаризации необоротных активов до начала ее проведения следует проверить наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации на основные средства (далее — ОС), наличие документов на ОС, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение, во временное пользование.

При инвентаризации составляют инвентаризационную опись, которая формируется по объектам ОС или группам и отдельно по каждому материально ответственному лицу.

При установлении факта неотражения выполненных работ капитального характера (достройка этажей, пристройка новых помещений и т. п.) или частичной ликвидации зданий и сооружений (снесение отдельных конструктивных элементов) в бухгалтерском учете предприятия определяется сумма увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта и в описи отражаются данные о проведенных изменениях.

При проведении инвентаризации земельных участков, зданий, сооружений, другой недвижимости, водохранилищ и других объектов природных ресурсов проверяется наличие документов, подтверждающих право собственности предприятия на эти объекты.

При выявлении объектов, которые не находятся на учете, а также объектов, данные о которых отсутствуют в учете, в инвентаризационную опись вносятся отсутствующие сведения и технические показатели о таких объектах, например: о зданиях — указываются их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общая полезная площадь), количество этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и т. п.

Оценка выявленных объектов проводится по справедливой стоимости.

Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов их наличие устанавливается по документам, которые были основанием для оприходования, или по документам, которыми оформлены имущественные права. В инвентаризационную опись вносятся данные о названии нематериального актива, характеристика, назначение, дата приобретения (ввода в эксплуатацию), первоначальная (переоцененная) стоимость, сумма накопленной амортизации, срок полезного использования, количество и стоимость объекта или группы объектов нематериальных активов. Инвентаризационная опись составляется по объектам нематериальных активов или группам однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов и отдельно по каждому материально ответственному лицу.

При выявлении излишков объектов нематериальных активов такие активы вносятся в инвентаризационную опись с указанием необходимых данных. Оценка таких объектов проводится по справедливой стоимости.

Инвентаризация запасов

Инвентаризация запасов проводится по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам. На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые учитываются в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляются, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленная при этом недостача предметов оформляется актом.

В случае если при инвентаризации выявляются непригодные или испорченные запасы, то они вносятся в отдельную инвентаризационную опись, в которой указываются их наименование, количество, причины, степень и характер порчи. Вносятся предложения по их обесценению, списанию или возможности использования таких запасов в хозяйственных целях.

Отдельными инвентаризационными описями оформляются также запасы, находящиеся в дороге, не оплаченная в срок покупателями отгруженная продукция (товары) и запасы, находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке), сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, которые находятся возле рабочих мест и не подвергались обработке.

При инвентаризации тары необходимо в описи указывать ее виды, целевое назначение и качественный состав, например новая, или бывшая в употреблении, или требующая ремонта и т. п. На тару, ставшую непригодной, составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы на предприятии проводится в соответствии с п. 4.10 Положения № 637. При инвентаризации денежной наличности, денежных средств, ценных бумаг, денежных документов (оплаченных санаторно-туристических путевок, почтовых марок и т. п.) и бланков документов строгой отчетности их наличие оформляется актом инвентаризации (приложение 7 к Положению № 637). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.

В случае если при проведении инвентаризации комиссия выявляет расхождения между фактическими остатками денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, и данными бухгалтерского учета, в частности выявляет излишки денежных средств, то такие средства подлежат оприходованию в кассу. Соответственно на сумму излишка увеличивается доход предприятия. Если выявляется недостача денежных средств и других ценностей, такая недостача взимается с материально-ответственных лиц, а при условиях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, зачисляются в расходы предприятия.

Дебиторская и кредиторская задолженности

При проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей они проверяются относительно соблюдения срока исковой давности, обоснованности сумм, которые учитываются на счетах учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, полученных и выданных векселей, полученных заемных средств, предоставленных кредитов (займов), с подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами.

Для отражения кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию, отдельно составляется акт инвентаризации.

После окончания инвентаризации оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) сдаются в бухгалтерскую службу для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.

Предприятия, размещенные на временно оккупированной территории и/или на территории проведения АТО (или их структурные подразделения (обособленное имущество) находятся на указанных территориях), проводят инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, тогда, когда станет возможным обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, в которых отражены обязательства и собственный капитал этих предприятий.

Указанные предприятия обязаны провести инвентаризацию по состоянию на 1 число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия доступа к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, и отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете соответствующего отчетного периода (п. 8 Положения № 879).

ДЛЯ СПРАВКИ

Для отражения кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию, составляется отдельный акт инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации бухгалтерской службой составляются сверочные ведомости активов и обязательств, в которых отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации).

Заключения по выявленным расхождениям между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета, которые приводятся в сверочных ведомостях, и предложения по их урегулированию отражаются инвентаризационной комиссией в протоколе, который составляется после окончания инвентаризации и передается на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия.

В протоколе указываются: причины недостач, потерь, излишков, а также предложения по зачету вследствие пересортицы, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхурочных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач. Предприятия могут прилагать к протоколам другую информацию, которая является существенной для принятия решений о признании и оценке активов и обязательств и раскрытия соответствующей информации в финансовой отчетности.

Протокол инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия в течение пяти рабочих дней после окончания инвентаризации.

Результаты инвентаризации на основании утвержденного протокола инвентаризационной комиссии отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором закончена инвентаризация.

Отражение в бухгалтерском учете

Выявленные во время инвентаризации расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета регулируются следующим образом:

Основные средства, нематериальные активы, выявленные в излишках

Оприходуются с увеличением доходов будущих периодов (доходов специального фонда бюджетного учреждения)

Ценные бумаги, денежные средства, их эквиваленты и другие оборотные материальные ценности, выявленные в излишках

Подлежат оприходованию с увеличением дохода отчетного периода предприятия (дохода специального фонда бюджетного учреждения)

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли

Списывается по распоряжению руководителя предприятия на расходы.

Нормы естественной убыли могут применяться только в случае выявления фактических недостач и после взаимозачета недостач ценностей и излишков вследствие пересортицы. При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы

Недостача ценностей сверх нормы естественной убыли, а также потери от порчи ценностей

Списываются с баланса и относятся на счет виновных лиц в размере, определенном в соответствии с законодательством; в случае если виновные лица не установлены, они зачисляются на забалансовый счет до момента установления виновных лиц или закрытия дела согласно законодательству

Недостачи или потери, возникшие вследствие злоупотреблений

Для бюджетных учреждений — соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач и потерь передаются правоохранительным органам, а на сумму выявленных недостач и потерь подается гражданский иск

Результаты инвентаризации необоротных активов отражаются следующим образом:

Содержание хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Отражена недостача ОС (МНМА)

Отражена недостача МНМА по остаточной стоимости

Инвентаризация: недостача основных средств и ТМЦ

14.07.2016 3649 0 2

Пример с проводками: приведен пример отражения в бухгалтерском учете недостачи таких активов, как: основное средство; МБП; запасы; ТМЦ, принятые на ответственное хранение.

Пример
В ходе инвентаризации, проведенной на предприятии, выявлена недостача:

  • ноутбука (первоначальная стоимость – 14 120 грн., износ – 12 943 грн.; остаточная стоимость – 1 177 грн.). Виновное лицо не установлено, справка из милиции о факте кражи отсутствует. Сумма износа и остаточная стоимость объекта по данным бухучета и налогового учета одинаковы;
  • спецодежды на складе. Виновное лицо установлено. Ущерб определен независимым оценщиком по цене ее приобретения в размере 318 грн. (согласно п. 2 Порядка определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116). Расходы на проведение оценки – 80 грн.;
  • ГСМ в количестве 50 л на сумму 975 грн. Виновное лицо не установлено;
  • принятого на хранение металлопроката в количестве 0,2 т на сумму 680 грн. Виновное лицо не установлено.

В табл. 1 проводки сделаны на основании протоколов инвентаризации и приказа об утверждении результатов инвентаризации.

Таблица 1. Бухгалтерский учет

Недостача основных средств: расчеты по возмещению ущерба

Опальская А. Л., профессор кафедры бухгалтерского учета и аудита
Института экономики и управления Минэкономразвития России (г. Москва)

Перед составлением годовой отчетности бюджетное учреждение должно провести инвентаризацию. Но что делать, если обнаружена недостача объекта основных средств? Правильно оформить ситуацию и отразить ее в учете поможет наша статья.

Проводим инвентаризацию

В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете» инвентаризация проводится как перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, так и при выявлении в бюджетном учреждении фактов хищения, злоупотреб­ления или порчи имущества.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием «до инвентаризации на… (дата)». Они служат основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Результаты инвентаризации основных средств закрепляются в формах первичной учетной документации, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. К таким учетным документам относятся:

– Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В ней указываются наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единица измерения, сведения о фактическом наличии активов по данным бюджетного учета (количество, сумма), результаты инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма);

– Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);

– Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Все перечисленные формы должны быть подписаны председателем и членами инвентаризационной комиссии учреждения. Акт о результатах инвентаризации является основанием для составления бухгалтерских записей. Важно знать, что выявленная недостача отражается в учете в том месяце, в котором закончена инвентаризация, а не тогда, когда пропало имущество. Данная норма прописана в пункте 5.5 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

За причиненный ущерб виновный работник несет материальную ответственность в пределах своего среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ). Но если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, работник обязан возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере (ст. 243, 244 Трудового кодекса РФ).

Причиненный ущерб может быть возмещен виновником добровольно или по решению суда. В случае его отказа добровольно возместить ущерб руководство учреждения должно подать заявление о преступлении в органы внутренних дел (ст. 140, 141 Уголовно-процессуального кодекса РФ).

Отражение ситуации в учете

Для учета сумм ущерба в бюджетных учреждениях предусмотрен счет 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу».

Аналитический учет по данному счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба, виду имущества и (или) сумм ущерба. Операции по данному счету отражаются в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071).

При определении размера ущерба следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Это установлено пунктом 220 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи этих активов на дату принятия их к учету. Но как ее определить на день обнаружения ущерба?

Комиссия по поступлению и выбытию активов, созданная в учреждении на постоянной основе, должна использовать данные о ценах на аналогичные объекты, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, органов госстатистики, торговых инспекций, из СМИ и специальной литературы, а также экспертные заключения (п. 25 Инструкции № 157). При определении размера ущерба следует помнить, что он не может быть ниже стоимости имущества (с учетом его износа) по данным бухгалтерского учета (ст. 246 Трудового кодекса РФ).

Бухгалтерские записи в указанной ситуации предусмотрены для бюджетных учреждений пунктами 109–110 Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н (далее – Инструкция № 174н).

Пример 1.

В бюджетном учреждении украден компьютер – иное движимое имущество, приобретенный за счет субсидии на выполнение муниципального задания.

Первоначальная стоимость компьютера – 28 000 руб., остаточная – 5000 руб. Рыночная стоимость данного актива по данным рекламных каталогов составляет 12 000 руб.

В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:

Виновное в хищении лицо может погасить задолженность по недостаче путем передачи аналогичного имущества в добровольном порядке.

В этом случае, согласно пункту 110 Инструкции № 174н, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения будут составлены такие записи:

Если лицо, которое виновно в краже, не возместило ущерб добровольно, начинается процедура судебного производства.

Оформленные в установленном порядке материалы на суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иных ущербов, не признанных виновными лицами к возмещению, передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела.

При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно российскому законодательству (п. 220 Инструкции № 157н). В случае признания виновного лица неплатежеспособным, то есть подлежащим привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается.

Приостановив предварительное следствие, следователь уведомляет об этом потерпевшего, в данном случае бюджетное учреждение.

При этом учреждение вправе получить копию постановления о приостановлении производства по уголовному делу, которая в свою очередь служит документальным подтверждением основания для списания суммы ущерба на аналитический счет 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

Пример 2.

Воспользуемся условиями предыдущего примера и допустим, что виновное в краже компьютера лицо признано неплатежеспособным. Тогда списание ущерба в размере 12 000 руб. будет отражено следующим образом:

При возобновлении процедуры взыскания задолженности или ее погашении такая задолженность списывается с забалансового учета.

Виновное лицо не установлено

Если виновное лицо не установлено уточнением решения суда, то суммы списываются с баланса записью по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу» и дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

Списание с балансового учета дебиторской задолженности, признанной нереальной к взысканию, производится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения (Инструкция № 174н). В этом случае сумма ущерба учитывается на забалансовом счете 04 для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения ситуации.

В свою очередь, согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, суммы недостачи материальных ценностей при отсутствии виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, подлежат включению в состав внереализационных расходов. В таких ситуациях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Органы государственной власти, которые уполномочены в зависимости от рода преступления вести предварительное следствие, названы в статье 151 Уголовно-процессуального кодекса РФ. В частности, по хищениям имущества предварительное следствие проводят следователи органов внутренних дел РФ. Если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается, о чем следователь выносит соответствующее постановление, копию которого направляет прокурору.

На основании подпункта 13 пункта 2 статьи 42 Уголовно-процессуального кодекса РФ учреждение вправе получить копию указанного постановления, которым и подтверждается факт отсутствия виновных лиц.