Техническое обеспечение системы управления предприятием

Оглавление:

3.3.Информационно-техническое обеспечение системы управления

Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении предприятием постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это — объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко­торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработан­ные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо­лее полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимо­сти, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное вре­мя (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), ус­ловно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, норма­тивы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объек­та на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обсле­дований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработ­ки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непремен­ным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности све­дений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи ор­ганизации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продук­цией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным ка­налам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для при­нятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства от­клонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по­тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче­тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа­ции предъявляются определенные требования:

-краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

-удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

-точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации.

Таким образом, информационное обеспечение – совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Значение и необходимость информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на предприятии. Содержание и составные элементы внемашинной и внутримашинной сферы ИО. Определение необходимого количества средств передачи информации.

Подобные документы

Сущность, значение и особенности технического обеспечения. Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом на предприятии. Основные принципы документооборота. Мероприятия по совершенствованию деятельности ООО «Автолайн-НК».

курсовая работа, добавлен 04.02.2014

Задачи и преимущества внедрения компьютерной системы управления персоналом. Сущность и виды персональной информации предприятия, предъявляемые к ней требования. Состав информационного и технического обеспечения, необходимого для принятия кадровых решений.

курсовая работа, добавлен 07.06.2013

Система управления персоналом. Элементы управления персоналом на предприятии на примере Филиала №5 ФГКУ «301 ВКГ» МО РФ. г. Уссурийск. Дерево целей системы управления персоналом. Состав функций по направлениям деятельности системы управления персоналом.

курсовая работа, добавлен 04.12.2015

Проблемы информационно-технического обеспечения системы управления персоналом, методы его анализа, отечественный и зарубежный опыт. Анализ и совершенствование информационно-технического обеспечения системы управления персоналом на ГНПРКЦ «ЦСКБ-Прогресс».

дипломная работа, добавлен 08.12.2010

Концепция управления персоналом. Значение и содержание системы управления персоналом организации. Нормативно-методическое и правовое обеспечение. Организация системы управления, анализ преимуществ и недостатков на примере ООО «Строймонтажкомплекс».

дипломная работа, добавлен 21.03.2009

Обоснование требований к кадровому обеспечению системы управления персоналом. Количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом. Анализ существующего кадрового обеспечения системы управления персоналом.

курсовая работа, добавлен 29.11.2009

Сущность, значение и содержание системы управления персоналом организации. Методы управления персоналом, кадровая политика и элементы технологии. Анализ и оценка факторов влияющих на элементы технологии управления персоналом в ООО «Спортмастер».

дипломная работа, добавлен 28.10.2010

Система управления персоналом: понятия, элементы, методы. Кадровая политика в системе управления персоналом и ее планирования. Анализ системы управления персоналом на предприятии ООО «ТехноМир». Анализ и оценка проведения поиска и отбора персонала.

дипломная работа, добавлен 07.08.2012

Сущность и функции системы управления персоналом. Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом на предприятии. Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом. Кадровая безопасность и охрана труда.

дипломная работа, добавлен 15.11.2010

Сущность, содержание, виды стратегий управления персоналом. Подбор и расстановка кадров. Анализ системы управления персоналом в «Новоалтайском дорожно-строительном управлении-7». Совершенствование системы найма и стимулирования персонала на предприятии.

дипломная работа, добавлен 17.06.2010

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Эффективность функционирования системы управления персоналом в органах и учреждениях УИС в значительной степени зависит от информационной базы. Последняя представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др. Виды информации, необходимой для реализации основных функций управления персоналом, представим в таблице 1 :

Перечень основных функций управления персоналом

Персональный учет кадров с помощью ЭВМ

Выдача рекомендаций для подбора и расстановки кадров

Учет и анализ сведений о личных и деловых качествах работника

Анализ качественного состава и движения кадров

Административное оформление движения кадров

Составление оперативных сводок по кадрам

Составление статистической отчетности по кадрам

1 См.: Боткаева М.А. Настольная книга менеджера по кадрам. М., 2009. С. 24.

Контроль за правильными подбором и расстановкой кадров

Долгосрочное планирование и прогнозирование потребности в кадрах

Основные источники первичной информации — это документы отдела кадров (служебные карточки сотрудников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством учреждения и структурных подразделений в отношении личного состава, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и т.д.

Другие источники информации — сотрудники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.)> результаты психофизиологических исследований (тестирование сотрудников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений сотрудников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы, сводятся к выработке и обоснованию соответствующих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, накопление информации.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы кадровые службы органов и учреждений УИС могли успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

1. Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную — во взаимосвязи с внешними условиями.

2. Оперативность — получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.

3. Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

4. Достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашин- ное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в кадровых службах учреждений и органов УИС имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации хранения данных, внесения изменений в документацию. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно — без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение — массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также система программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Информационное обеспечение системы управления персоналом органов и учреждений УИС должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во вну- тримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом — это комплекс технических средств, то есть представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника.

Можно выделить следующие требования к комплексу технических средств системы управления персоналом органов и учреждений УИС:

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.

2. Адаптируемость к условиям функционирования кадровых аппаратов пенитенциарной системы.

3. Возможность расширения — подключение новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на предназначение, производительность, надежность и безотказность работы, совместимость оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров, стоимость, состав и численность обслуживающего персонала, площадь, требуемую для размещения.

Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Техническое обеспечение системы управления персоналом органов и учреждений УИС в условиях реформирования может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение — наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, в связи с этим для изменения технических возможностей системы управления персоналом требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.

В комплекс технических средств кадровых аппаратов органов и учреждений УИС включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководителям следует помнить, что использование различных средств оргтехники влечет сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3-4 раза.

Следует отметить, что в настоящее время в УИС создается автоматизированная информационная система кадрового учета. При проведении указанных мероприятий учитываются требования Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». Создание информационной системы персональных данных в УИС направлено на достижение следующих целей:

1) создание персонального и должностного учета федеральных государственных служащих и гражданского персонала;

2) получение достоверной информации о состоянии кадрового обеспечения органов и учреждений, принятие оперативных управленческих решений и повышение эффективности служебной деятельности [1] .

Следует отметить, что данная деятельность осуществляется поэтапно. На первом этапе была создана автоматизированная система кадрового учета для центрального аппарата ФСИН России, территориальных органов и отдельных учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России. В этих целях было приобретено сертифицированное серверное оборудование, рабочие станции и лазерные принтеры для обработки служебной информации в территориальных органах ФСИН России и шести учреждениях, непосредственно подчиненных ФСИН России.

На следующем этапе, начиная с 2011 года, осуществлено оснащение учреждений территориальных органов ФСИН России программными средствами, разработанными НИИИТ ФСИН России, а также оснащение кадровых служб учреждений серверным оборудованием, компьютерной техникой и периферийными устройствами.

В качестве системы управления базами данных при автоматизации кадрового учета личного состава центрального аппарата и территориальных органов ФСИН России принят программный продукт (ПП) «ПАРУС — Кадры государственной службы 7». Данный комплекс включает следующие модули: «Управление кадрами государственной службы» и «Реестр государственных служащих».

Благодаря оказанным услугам по модернизации и сопровождению ПП «ПАРУС — Кадры государственной службы 7» ФСИН России обеспечены бесперебойная и устойчивая работа всех функциональных модулей системы, усовершенствование системы без изменения базового функционала, расширен спектр предоставляемых информационных сервисов и услуг с учетом текущих потребностей пользователей, повышен уровень подготовки и квалификации персонала. Развитие проекта возможно в направлении расширения функциональных возможностей автоматизированного программного комплекса «Сводная отчетность ФСИН России» в соответствии с требованиями пользователей и действующего законодательства Российской Федерации [2] .

Автоматизированная система штатно-должностного и кадрового учета персонала ФСИН России позволяет:

— автоматизировать учет данных о прохождении службы сотрудниками федерального органа УИС, руководящим составом территориальных органов ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (прием на службу (работу), расстановка, перемещение и увольнение кадров);

— ускорить решение вопросов оптимизации структуры УИС, планирования и распределения штатной численности сотрудников;

— автоматизировать присвоение специальных званий и классных чинов, работу по предоставлению отпусков, работу по повышению квалификации и первоначальной подготовке сотрудников;

— повысить эффективность работы кадровых подразделений на всех уровнях управления УИС [3] .

Кроме того, в кадровых подразделениях органов и учреждений УИС используются различные автоматизированные программы, такие как «Сотрудники предприятия», автоматизированное рабочее место (АРМ) «Кадры», «1C: Зарплата и Управление Персоналом 8» [4] . Кратко их возможности описаны в таблице 2.

Характеристика автоматизированных программ

Для чего необходимо информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Тот, кто владеет информацией – тот владеет миром. Благодаря интернету, телевизору, газетам или радио мы получаем ежечасно ту или иную информацию, которая может быть как важной, так и неважной для нас. Что такое информация? Что включают в себя информационные системы? Что подразумевает информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Что такое информация?

Информация – это знания, разъяснение в переводе с арабского языка. Информация используется как в обиходе, так и в науке и в экономике и является, пожалуй, важнейшим ресурсом в нашем мире. Не менее важным, чем другие, предоставляемые нашей планетой ресурсы – природные, экономические, материальные.

Роль информации в современном мире

Ее роль с каждым годом возрастает, она все более востребована. В настоящее время информация охватывает практически все сферы – финансовую, торговую, промышленную.

Информации в наше время уделяется огромное внимание, которое обусловлено следующими факторами:

  1. Развитие массовых коммуникационных процессов.
  2. Необходимость в разработке общей теории информации.
  3. Развитие кибернетики, которая сейчас рассматривается как наука управления.
  4. Появление информационных технологий в бытовой сфере.
  5. Важная роль информации в процессах изучения неживой и живой природы.
  6. Интеллектуальное и промышленное развитие, невозможное при отсутствии информации.

Человек в процессе собственной деятельности постоянно сталкивается с информацией. Ее покупают, продают, но она остается все таким же востребованным товаром, ведь это «продукт», который хранится очень долгое время.

Важность информационных технологий в нашей жизни

Информационные технологии в последнее время являются неотъемлемыми аспектами нашей повседневной жизни, поэтому с ними связываются большие ожидания в будущем. Информационные технологии способны помогать не только в бизнесе – они становятся средством познания духовных ценностей, ознакомления с культурой и особенностями той или иной страны, того или иного объекта. Поэтому информация – это доступ к непрерывному обучению, к возможности знать намного больше, чем предлагает программа обучения школы или института.

Информация чрезвычайно важна в бизнесе. Ни одно предприятие, ни одна фирма и ни одна организация не могут обойтись без информационных технологий, ни одна организация не будет развиваться, если отсутствует информационное обеспечение управления персоналом. Ведь именно информация определяет качество работы фирмы, ее конкурентоспособность.

К примеру, промышленные информационные технологии дают возможность не только осуществлять анализ запасов сырья, готовой продукции и комплектующих, но и находить новых партнеров, осуществлять маркетинговые исследования и многое другое.

Какой должна быть получаемая информация?

  • Оперативной (информация должна протекать одновременно с процессом, который происходит в системе, вызывая необходимость в этой информации).
  • Комплексной (то есть охватывать все стороны службы той или иной организации – социальную, экономическую, технологическую, организационную).
  • Достоверной (лишь информация, основанная на фактах, анализах и расчетах, может действительно считаться информацией).
  • Систематичной (для успешной работы организации информация должна поступать в нее постоянно).

Каковы возможности информационной системы предприятия:

  1. Собирать, сохранять данные, полученные из разных систем компании.
  2. Основываясь на результативных показателях, проводить оценку эффективности бизнес-процессов.
  3. Анализировать показатели этих процессов посредством использования встроенных статистических инструментов.
  4. Осуществлять сравнения с предыдущими периодами в деятельности компании.
  5. Поддерживать ключевые показатели эффективности и результативности бизнес-процессов.
  6. Запускать аварийные сообщения, которые свидетельствуют об отклонении результатов от нормы.
  7. Объединять разные измеряемые параметры для поиска причин этих отклонений.
  8. Оперативно преобразовывать ключевые показатели в формы отчетов для высшего руководства.

Несмотря на важную роль информационных технологий, играющих важную роль в жизни каждого из нас, у них также есть недостатки, сосредоточенные преимущественно в таких пунктах:

  1. Развитие информационных технологий обрушило на человека огромный поток информации – как нужной, так и ненужной.
  2. Экологические проблемы.

Информация передается благодаря информационным системам. Этот термин сам по себе может быть использован как в узком смысле, так и в широком. Он включает в себя совокупность программного и технического обеспечения, а также контролирующего его персонала.

Информационные системы

Информационные системы (сокращенно ИС), как и информационное обеспечение управления персоналом, представляют собой целый комплекс, напоминающий сложную конструкцию. Из этой конструкции можно выделить основные составляющие: оборотные фонды, материальные и трудовые ресурсы. Они, находясь во взаимодействии друг с другом, постоянно изменяются.

Рыночная экономика, как и системы управления персоналом, совершенствуется с каждым годом, невозможна без использования автоматизированной информационной системы. Что дают компании информационные системы:

  1. За счет оперативного сбора и обработки информации повышают уровень принятия правильных, обоснованных решений.
  2. Обеспечивают оперативность принятия решений соответственно полученной информации.
  3. Позволяют добиваться эффективности работы благодаря своевременной передаче информации высшему руководству.
  4. Дают возможность согласовывать принимаемые на разных уровнях решения.

Классификация информационных систем зависит от многих факторов: сферы работы организации, видов процессов управления, степени управленческой автоматизации.

Виды процессов управления информационных систем подразделяют на:

  1. Ручные информационные системы, отличающиеся отсутствием современных технологий, потому обрабатывать и анализировать информацию – задача человека.
  2. Автоматические информационные системы, требующие контроля человека, но выполняющие все сложные задачи самостоятельно.

Информационно-управляющие системы

Большую часть информации, которая используется для развития той или иной компании, руководитель получает неформальным путем. Он общается со своими подчиненными, коллегами, читает статьи в газетах, книги и другие источники информации, однако для принятия решений (даже для управления самой небольшой организацией) этого недостаточно. В то же время руководство нуждается в формальном сборе информации, которая поможет вести дела компании более квалифицированно и успешно.

Пример применения ИС

С развитием организации увеличивается ее потребность в информации. Тем не менее, даже небольшая организация нередко должна переработать очень большой объем данных. К примеру, сеть из 10 магазинов ежегодно приносит 4 млн. долл. дохода. При этом в ней работают порядка 150 сотрудников. После каждой рабочей недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего. Для этого администрация опирается на выписанные при продаже чеки и отработанные часы.

Более того, фирма заключает сделки с поставщиками, обрабатывает тысячи заказов ежегодно и контролирует поставку и продажу товара. Таким образом, информация, которую вынуждена перерабатывать даже небольшая фирма каждый год, поистине колоссальна. Администрация должна постоянно получать новую информацию, иначе продуктивной работы просто не будет – внешняя среда слишком изменчива.

Как справиться с этим? Для этого существует информационно-управляющая система, основная задача которой состоит в выдаче компании информации, которая нужна для принятия важных, нередко даже судьбоносных, решений для компании.

Информационно-управляющая система (сокращенно ИУС) должна выдать информацию не только о прошлом и настоящем, но и о будущем. Данная система отслеживает события, происходящие не только в компании, но и вне ее, позволяя получить наиболее полную в нужный момент информацию.

Комплекс систем

Создать ИУС в небольшой компании очень сложно, потому приходится использовать ее «заменители», которые в большинстве своем также дают возможность получить нужную информацию компании.

Революция компьютеров

Одной из наиболее важных частей информационно-управляющей системы является компьютер, без которого сейчас трудно обойтись любой компании. Компьютеры выполняют огромную работу и считаются одними из самых используемых аспектов системы управления. Развитие компьютерных технологий дает возможность использовать меньше бумаг, а также получать максимально оперативную и достоверную информацию в нужное время.

В настоящий момент начали активно применяться в менеджменте мини-компьютеры, отличающиеся компактностью. Объемы информации достаточно велики, чтобы менеджеры имели возможность активно использовать ее для нужд компании. Так, благодаря компьютерам управленческая команда той или иной фирмы узнает, к примеру, ежедневную или еженедельную информацию о том, какой продукт сейчас наиболее востребован на рынке, по какой цене и в каком количестве.

Информационные системы: применение в менеджменте

ИУС дает информацию не только подчиненным и руководителям – каждый из них получает свою долю данных, которую использует для общих целей компании. К примеру, менеджеры должны получать информацию из внешнего мира, которой не обязательно быть слишком подробной, но она вместе с тем просто обязана быть масштабной.

Виды управленческой деятельности

  1. Стратегическое планирование. Характеризируется процессом принятия решений, которые влияют на поставленные организацией цели.
  2. Управленческий контроль. Процесс обеспечения компании необходимой информацией, а также ее эффективное применение для осуществления поставленных компанией целей.
  3. Оперативный контроль – это процесс получения информации для квалифицированного выполнения задач, которые стоят перед компанией.

Информация поступает и из внутренних источников, чаще всего от подчиненных к управленческому составу. К примеру, руководителю одного из отделов компании нужна информация о новом товаре, которую он получает от своего подчиненного и, в свою очередь, передает ее владельцу компании.

Информационное обеспечение системы управления персоналом

Процесс управления персоналом – это пирамида, состоящая из множества отдельных аспектов, постоянно согласуемых и принимаемых решений по поводу того или иного вопроса. На вершине этой пирамиды – успех компании, являющийся главной целью каждого сотрудника фирмы.

Информационное обеспечение процесса управления персоналом имеет несколько основных функций, среди которых:

  1. Принятие решений.
  2. Контроль над выполнением решений.

Обязательное выполнение этих двух функций позволяет рассматривать управление персоналом как информационный процесс.

Систему управления персоналом в общем можно разделить на два вида:

  • внешнемашинная,
  • внутримашинная.

Внешнемашинное управление персоналом представляет собой:

  • системы классификации и кодирования информации,
  • системы организации, хранения, внесения изменений в документы,
  • системы организации управления.

Внешнемашинное управление персоналом характеризуется документооборотом между управляемой и управляющей системами. То есть от лица (или лиц), управляющего компанией, передаются определенные документы (приказы, плановые графики и распоряжения). От получателя, в свою очередь, следуют другие документы, наиболее часто представленные в виде отчетов. Во внешнемашинном управлении не требуется применение техники. Данный вид управления дает возможность формализовать информацию и предоставлять ее в виде документов.

Здесь важно учесть, что наиболее часто в современном мире используются электронные системы документооборота, так как они имеют ряд преимуществ перед документами, представленными в виде «бумажек». Системы электронного документооборота (СЭД) являются более функциональными и оперативными. Основными их функциями считаются:

  • надежное хранение, быстрый поиск документов,
  • поддержка канцелярии,
  • маршрутизация и контроль выполнения документов,
  • отчеты аналитические,
  • безопасность информации,
  • дополнительные функции (эти функции разнятся и зависят только от выбора конкретной системы, поэтому к их выбору нужно подходить достаточно серьезно).

Когда следует воспользоваться системой электронного документооборота:

  1. Огромный поток входящих документов, которые мешают оперативности выполнения работ.
  2. Возрастание частоты и продолжительности совещаний у высшего руководства.
  3. Низкая и постоянно снижающаяся оперативность выполнения решений.
  4. Проблемы в нахождении виновных, нарушающих исполнительскую дисциплину.
  5. Возрастание форм отчетности.
  6. Утечка информации.

Внутримашинное управление персоналом – это целые массивы данных, представляющие собой информационную базу, которая использует современные технические средства. Среди типов данных выделяют: централизованные, распределенные в разных узлах локальных сетей ЭВМ, а также расположенные на одном компьютере – то есть локальные.

Основы базы данных: нормативно-справочная, оперативная, плановая, учетная

Базу данных контролирует автоматизированный банк данных, обслуживание которого осуществляется администратором. Его обязанности – защита данных и их предоставление в нужный момент.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, которые в сокращенном варианте звучат как КТС. Техническое обеспечение менеджмента представляет собой систему связанных между собой технических средств, предназначенных для сбора информации, ее регистрации, накопления, обработки, передачи, вывода и представления. Оргтехника также относится к КТС.

КТС обеспечивает компании решение задач с минимальными затратами, как трудовыми, так и финансовыми, точно и в срок. КТС зачастую обеспечивается при помощи повышения производительности труда и возможности использовать экономико-математические методы решения задач на основе более точной информации.

То есть применение КТС должно повышать эффективность работы компании и улучшать ее показатели за счет рационального использования современных технологий. Какие же технологии входят в состав КТС?

Средства информации КТС

  1. Предназначенные для сбора и регистрации информации – регистраторы, устройства для подготовки данных, устройства сбора информации. Основное предназначение данных технических устройств – это преобразование полученной информации в тот формат, который будет удобен для ее дальнейшей передачи.
  2. Средства обработки информации относятся к вычислительной технике и составляют основу КТС службы управления персоналом. Они необходимы для преобразования исходных данных в информацию, которую можно с легкостью применить в принятии тех или иных решений.
  3. Средства для хранения информации – это средства, которые напоминают картотеки или персональные компьютеры. Они предназначены для передачи информации во времени.
  4. Средства для передачи информации предназначены для передачи информации в пространстве. Это могут быть телефоны, радио, факсы и другие привычные нам устройства.
  5. Устройства выдачи информации – устройства, преобразующие информацию в вид, удобный для восприятия человека. К ним можно отнести принтеры, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители.

Основные характеристики КТС: он должен обладать технической, информационной, программной совместимостью, адаптацией к условиям функционирования службы управления персоналом и возможностью расширения (то есть подключения новых, более функциональных устройств).

Каковы исходные данные для выбора технических средств?

  1. Характеристики задач, которые предназначены для решения службой управления персоналом.
  2. Технические характеристики оборудования (возможно, его в будущем понадобится включить в состав техники, входящей в КТС).
  3. Характеристики технологического процесса обработки информации.
  4. Носители входной и выходной информации (бланки, документы, электронные носители информации).
  5. Объем информации по указанным носителям.
  6. Объем вычислительных работ.
  7. Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом.
  8. Способы и формы решения задач по управлению персоналом.

Характеристики задач, обязательно учитываемые при выборе оборудования

Во время выбора оборудования очень важно учитывать его основные характеристики и состав:

  • производительность при выполнении технологических задач,
  • надежность,
  • совместимость в работе с другими технологическими устройствами (и с персональными компьютерами тоже),
  • цена оборудования,
  • количество и состав обслуживающего персонала,
  • площадь помещения, требуемая для полного и комфортного размещения оборудования.

Чрезвычайно важен выбор технических средств. Основное требование – купленные технические средства должны быть функциональными. Поэтому целесообразно приобретать оборудование по достаточно высокой цене, которое отличается улучшенным качеством и более удобной в работе функциональностью.

Выбор технических средств для использования их в службе управления включает в себя следующие мероприятия:

  1. Составление списка технических средств, которые позволят достичь более эффективной работы организации.
  2. Выбор метода, позволяющего сравнить те или иные технические средства, дабы определить наиболее функциональные и качественные.
  3. Осуществление сравнения технических средств методом сравнительного анализа.
  4. Принятие решения покупки того или иного технического средства.

Техническое и информационное обеспечение управления персоналом – залог развития организации

Именно на информации держится большинство компаний, ведь мировой рынок чрезвычайно изменчив. Чтобы продержаться «на плаву» и оставаться конкурентоспособными, компании просто обязаны уметь работать с информацией.

Информационное обеспечение системы управления персоналом является важнейшим аспектом любой деятельности, ведь именно персонал, информация и техническое оборудование считаются основными составляющими компаний.